Chính sách bảo mật

Chính sách bảo mật thông tin này quy định nguyên tắc thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và xử lý thông tin của CÔNG TY CỔ PHẦN SUNRISE ĐỒNG NAI trong quá trình tư vấn, thiết kế, thi công, bảo trì và thực hiện các Hợp đồng kinh tế. Sunrise Đồng Nai thực hiện việc quản lý thông tin theo quy định của pháp luật và các thỏa thuận với Khách hàng nhằm bảo vệ dữ liệu dự án, hồ sơ kỹ thuật và thông tin thương mại trong phạm vi được cung cấp. 

1. Mục đích và phạm vi thu thập thông tin

Việc thu thập thông tin của CÔNG TY CỔ PHẦN SUNRISE ĐỒNG NAI được thực hiện nhằm phục vụ hoạt động tư vấn, thiết kế, thi công, nghiệm thu và thực hiện các nghĩa vụ theo Hợp đồng kinh tế. Công ty chỉ thu thập các thông tin cần thiết cho quá trình triển khai dự án và không sử dụng ngoài phạm vi đã thỏa thuận.

1.1. Thông tin được thu thập

Tùy theo yêu cầu của từng dự án, Sunrise Đồng Nai có thể thu thập các nhóm thông tin sau:

– Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và thông tin người đại diện theo pháp luật phục vụ việc ký kết, thực hiện hợp đồng.

– Hồ sơ kỹ thuật: Bản vẽ thiết kế, bản vẽ mặt bằng, sơ đồ công năng và các tài liệu liên quan đến hệ thống cơ điện hiện hữu.

– Thông tin dự án: Dự toán đầu tư, ngân sách thực hiện và thông tin tài khoản phục vụ thanh toán, đối soát khi cần.

– Thông tin liên hệ: Họ tên, chức vụ, số điện thoại và địa chỉ email của đại diện Chủ đầu tư, Ban quản lý dự án, đơn vị tư vấn giám sát hoặc các cá nhân liên quan đến quá trình triển khai.

1.2. Mục đích sử dụng thông tin

Thông tin do Chủ đầu tư cung cấp được sử dụng cho các mục đích sau:

– Thiết kế và triển khai hệ thống: Khảo sát hiện trạng, lập phương án thiết kế và thi công hệ thống PCCC theo quy định của TCVN, QCVN và các quy chuẩn pháp luật có liên quan.

– Lập dự toán và báo giá: Bóc tách khối lượng, lập báo giá và tính toán chi phí thực hiện dự án.

– Thực hiện thủ tục pháp lý: Sử dụng hồ sơ theo phạm vi được Chủ đầu tư ủy quyền để phục vụ công tác thẩm duyệt thiết kế, nghiệm thu hoặc các thủ tục với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

– Quản lý và triển khai dự án: Trao đổi tiến độ, phối hợp thi công, xử lý các vấn đề phát sinh và tổ chức hướng dẫn vận hành, bàn giao hệ thống sau khi hoàn thành.

2. Cam kết bảo mật bản vẽ và hồ sơ kỹ thuật

Sunrise Đồng Nai thực hiện các biện pháp bảo mật đối với hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ tài chính và thông tin dự án do Khách hàng cung cấp hoặc được tạo ra trong quá trình thực hiện Hợp đồng. Việc quản lý và sử dụng thông tin được giới hạn trong phạm vi phục vụ dự án và tuân thủ các quy định của pháp luật.

2.1. Bảo mật bản vẽ và hồ sơ kỹ thuật

– Phạm vi bảo mật: Bản vẽ kiến trúc, bản vẽ thiết kế PCCC, hồ sơ cơ điện (M&E), sơ đồ công năng và các tài liệu kỹ thuật của dự án được quản lý như tài liệu nội bộ của dự án.

– Quyền truy cập: Chỉ các cá nhân được phân công thực hiện dự án, bao gồm kỹ sư thiết kế, chỉ huy công trình và nhân sự liên quan, mới được phép tiếp cận các tài liệu này.

– Hạn chế cung cấp thông tin: Sunrise Đồng Nai không sao chép, chuyển giao hoặc cung cấp hồ sơ, bản vẽ và thông tin kỹ thuật cho bên thứ ba nếu không có sự chấp thuận của Chủ đầu tư hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2.2. Bảo mật thông tin tài chính và hợp đồng

– Phạm vi bảo mật: Thông tin về giá trị dự án, bảng khối lượng (BOQ), đơn giá, cơ cấu chi phí, điều khoản hợp đồng và các tài liệu tài chính liên quan được bảo mật trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng.

– Mục đích sử dụng: Các thông tin này chỉ được sử dụng để thực hiện hợp đồng, đối soát thanh toán, kiểm toán và thực hiện nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.

– Quản lý nội bộ: Hồ sơ hợp đồng, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán chỉ được lưu hành trong phạm vi các bộ phận có chức năng, nhiệm vụ liên quan.

2.3. Thời hạn cam kết bảo mật 

Nghĩa vụ bảo mật đối với bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ công năng và thông tin thương mại của Chủ đầu tư có hiệu lực trong suốt thời gian thực hiện Hợp đồng và tiếp tục được duy trì sau khi Hợp đồng chấm dứt hoặc thanh lý, trừ trường hợp thông tin đã được công khai theo quy định của pháp luật hoặc có văn bản chấp thuận của Chủ đầu tư. 

3. Chia sẻ thông tin với bên thứ ba

Sunrise Đồng Nai không bán, chuyển nhượng hoặc cung cấp thông tin của Khách hàng cho bên thứ ba, trừ các trường hợp được Khách hàng chấp thuận hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

3.1. Cung cấp thông tin theo quy định của pháp luật

Trong phạm vi thực hiện dự án và theo quy định của pháp luật, Sunrise Đồng Nai có thể cung cấp hồ sơ cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm phục vụ các thủ tục thẩm duyệt, nghiệm thu hoặc các thủ tục hành chính liên quan.

– Mục đích cung cấp: Thực hiện thủ tục thẩm duyệt thiết kế, nghiệm thu công trình hoặc các nghĩa vụ pháp lý khác theo quy định.

– Phạm vi cung cấp: Chỉ cung cấp các hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền; không cung cấp thông tin tài chính, điều khoản hợp đồng hoặc dữ liệu không liên quan, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3.2. Sử dụng thông tin cho mục đích truyền thông

Sunrise Đồng Nai không sử dụng hình ảnh công trình, tên dự án, tên Chủ đầu tư, logo hoặc các thông tin nhận diện của Khách hàng cho mục đích truyền thông khi chưa có sự đồng ý của Khách hàng.

– Điều kiện công bố: Việc giới thiệu dự án trên website, hồ sơ năng lực hoặc các kênh truyền thông chỉ được thực hiện khi có sự chấp thuận bằng văn bản hoặc hình thức xác nhận hợp lệ từ Khách hàng.

– Giới hạn công bố: Trường hợp được phép truyền thông, các tài liệu kỹ thuật, bản vẽ thiết kế, thông tin an ninh, giá trị hợp đồng và các thông tin thuộc phạm vi bảo mật vẫn không được công bố, trừ khi có thỏa thuận khác hoặc theo quy định của pháp luật.

4. Quy trình lưu trữ và tiêu hủy tài liệu

Sunrise Đồng Nai thực hiện việc lưu trữ, quản lý và tiêu hủy tài liệu theo quy trình nội bộ nhằm bảo đảm an toàn thông tin trong suốt quá trình thực hiện và sau khi kết thúc Hợp đồng.

4.1. Lưu trữ tài liệu

– Tài liệu điện tử: Hồ sơ thiết kế, bản vẽ kỹ thuật, bảng khối lượng (BOQ), Hợp đồng và các tài liệu số được lưu trữ trên hệ thống dữ liệu nội bộ có cơ chế kiểm soát truy cập. Quyền truy cập chỉ được cấp cho các cá nhân được phân công thực hiện dự án.

– Tài liệu bản giấy: Bản vẽ, hồ sơ dự án và chứng từ kế toán được lưu trữ tại văn phòng công ty theo quy trình quản lý hồ sơ nội bộ.

4.2. Bàn giao và tiêu hủy tài liệu

– Bàn giao hồ sơ: Sau khi hoàn thành dự án và nghiệm thu theo quy định, Sunrise Đồng Nai bàn giao hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công và các tài liệu liên quan theo phạm vi đã thỏa thuận trong Hợp đồng.

– Lưu trữ phục vụ bảo hành: Công ty lưu giữ một bộ hồ sơ cần thiết và thông tin liên hệ của Chủ đầu tư để phục vụ công tác bảo hành, bảo trì hoặc xử lý sự cố trong thời gian bảo hành.

– Tiêu hủy tài liệu: Sau khi hết thời hạn lưu trữ theo Hợp đồng hoặc theo quy định của pháp luật, tài liệu sẽ được tiêu hủy hoặc xóa khỏi hệ thống theo quy trình quản lý dữ liệu của công ty. Trường hợp Chủ đầu tư có yêu cầu bằng văn bản đối với các tài liệu thuộc phạm vi bảo mật, Sunrise Đồng Nai sẽ thực hiện theo nội dung đã thống nhất giữa các bên.